GoBD 2019 und XRechnung - die Gegenwart ist digital
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden am 14. November 2014 durch das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht. Das Schreiben des Bundesministeriums hat drei Hauptbereiche:
- Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
- Führung der elektronischen Buchhaltungsaufzeichnungen
- Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche
Die wirklich bedeutsamen, praxisrelevanten Neuerungen lagen in der elektronischen Buchführung und der Archivierung elektronischer Dokumente (sog. ersetzendes Scannen). Mit Veröffentlichung der GoBD im Jahr 2014 war es für Unternehmen also grundsätzlich möglich, eine physische Aufbewahrung von Unterlagen zu minimieren und eine vollständige elektronische Buchführung zu erstellen, wenn gewisse Vorgaben (wie z.B. die Aufzeichnung der Digitalisierungsprozesse in einer Verfahrensdokumentation), eingehalten wurden.
Die Neufassung der GoBD soll das Schreiben aus dem Jahr 2014 nun an aktuelle technische, organisatorische und fachlichen Entwicklungen anpassen. Folgende Neuerungen wurden eingeführt:
- Das Fotografieren von Belegen im In- und Ausland durch mobile Endgeräte wird dem stationären Scanvorgang im Unternehmen gleichgestellt (wichtig für die Digitalisierung von Reisekostenbelegen auf Dienstreisen)
- Cloud-Systeme werden in den Anwendungsbereich der GoBD mit einbezogen
- Änderungen in der Verfahrensdokumentation müssen chronologisch und nachvollziehbar sein
Die obigen Änderungen erlauben es Unternehmern die Digitalisierung noch flexibler voranzutreiben und die nötigen Scanprozesse im Unternehmen auch mobil zu gestalten.
Eine weitere Neuerung ist die Einführung der XRechnung als Standardformat für die Einreichung von elektronischen Rechnungen bei den oberen Bundesbehörden und allen nachgeordneten Bundesbehörden. Diese müssen spätestens bis zum 27. November 2019 in der Lage sein, Rechnungen im Standard XRechnung von der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) empfangen und verarbeiten zu können. Ein Jahr später, ab dem 27. November 2020, können Beträge von mehr als 1.000 Euro bei diesen Behörden nur noch nach dem neuen Standard in Rechnung gestellt werden.
Eine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) oder mit Verbrauchern (B2C) besteht nicht. Im B2B-Bereich wird häufig das sog. ZUGFeRD-Format genutzt. Falls der Unternehmer keine Rechnungen an Bundesbehörden ausstellt und bereits jetzt ZUGFeRD einsetzt, ist nicht zwingend auf die XRechnung umzusteigen. Die Auswirkungen der XRechnung auf den B2B-Bereich sollten jedoch genau beobachtet werden.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass durch die GoBD und die elektronische Rechnungstellung nicht erst in Zukunft, sondern auch heute schon eine nahezu voll digitalisierte Buchhaltung und Archivierung für Unternehmer möglich ist und eine Papierablage (und somit auch teurer Stauraum) minimiert werden kann.