Mein Unternehmens-Check - Folge 3: Prozesse
Ihr Unternehmen ist ein komplexes vielschichtiges Gebilde. Es sollte – egal ob gerade gegründet oder bereits länger am Markt – ständig von Ihnen beobachtet werden, da es sich auch durch äußere Einflüsse verändert. Neben Marktbedingungen, die sich durch wechselndes Kundenverhalten und durch Wettbewerb ändern, gibt es auch immer wieder rechtliche und wirtschaftlich bedingte Anpassungsnotwendigkeiten. Sie sollten daher folgende Bereiche mittels Unternehmens(selbst-)-Check regelmäßig untersuchen:
1. Strategie
2. Unternehmenskultur
3. PROZESSE
4. Risikomanagement
5. Organisation
6. Kundenpflege
7. Einkauf
8. Liquidität
9. Führung
10. Personalentwicklung
11. Innovation.
Die zeitlichen Abstände der Untersuchungen sollten max. 12 Monate und minimal 3 Monate betragen. Unternehmensgründer sollten tendenziell eher alle 3 Monate als einmal jährlich den Unternehmenscheckdurchführen.
Welchen Nutzen bringt Ihnen diese Untersuchung eigentlich? Es geht darum, den einmal eingeschlagen Weg auf seine Machbarkeit hin immer wieder zu überprüfen und ggf. nachzujustieren bzw. im Extremfall auch völlig neue Wege zu gehen. Der Spruch „Stillstand ist Rückschritt“ ist zumindest in umkämpften Märkten erfahrungsgemäß durchaus zutreffend. Dieser Umstand ergibt sich daraus, dass erfolgreiche Unternehmen oft sogenannte „Nachahmer“anlocken, die wiederum versuchen, die etablierten Unternehmen durch andersartige Angebote (oft ist das der Preis) zu verdrängen. Dort wo die Märkte übersättigt sind, geschieht dies selbstredend öfter. Daher ist es gerade bei Unternehmensgründungen außerordentlich wichtig, eine genaue Marktanalyse durchzuführen.
Die Abhängigkeiten zwischen den 11 Punkten, die Sie untersuchen sollten, sind unterschiedlich stark ausgeprägt und je nach Unternehmenssituation und Marktumfeld mal mehr und mal weniger relevant. Dasheißt, dass zwar grundsätzlich alle Punkte zu berücksichtigen sind, aber nicht alle in der gleichen Intensität.
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PROZESSE
In jungen Unternehmen wird vielfach zunächst weniger Wert auf die Dokumentation von Prozessen im Unternehmen gelegt. Am Anfang macht der Chef viel selbst und weist die ggf. nachfolgenden Mitarbeiter nach und nach in die Abläufe ein. Aufgrund seiner Marktkenntnis hält er dabei häufig auch die Risiken und die notwendigen (internen) Kontrollenim Blick. Im Daily Business geht allerdings der Überblick mit zunehmender Unternehmensexistenzdauer und –wachstum eher unter. Das ist kein Vorwurf, sondern Lebenserfahrung.
Gleichwohl sollte ein Unternehmer am besten von Beginn an die wesentlichen Geschäftsprozesse aufschreiben und sich dazu auch die Risiken überlegen und was er/man dagegen machen kann. Diese Aufzeichnungen sollten mindestens jährlich überprüft und aktualisiert werden. Diese Art der Selbstreflektion hilft, Redundanzen zu vermeiden und führt nicht selten genau dann zu Prozessvereinheitlichung innerhalb eines Unternehmens, wenn man die Mitarbeiter mit einbindet, was sehr zu empfehlen ist. Bei der Einbeziehung von Mitarbeitern sollten möglichst alle Betroffenen bzw. entsprechenden Abteilungen angesprochen und in den Prozess integriert werden. Das erhöht die Akzeptanz eines neuen Ablaufs und vermeidet Probleme an der Nahtstelle von Zuständigkeiten.
Optimal ist, wenn sich alle Beteiligten bei der Prozessanalyse auch sog. prozessimmanente Kontrollen (durch Prozessbeteiligte), Schlüsselkontrollen (eine Kontrolle umfasst mehrere Einzelkontrollen) und ggf. Highlevelcontrols(der Chef macht regelmäßig Prozesskontrollen) überlegen und fest in die Prozesse verankern. Damit gewinnt das Unternehmen Qualitätssicherheit und kann ggf. auch eine Zertifizierung anstreben. Letzteres kann als Marketingargument verwendet werden und möglicherweise auch zur Reduktion von Vermögenschadenhaftpflichtversicherungsprämien führen. Vor allem aber vermittelt es Sicherheit für das Unternehmen selbst, um bei Reklamationen eine fundierte Position vertreten zu können.
Auch sehr kleine Unternehmen haben aus meiner Sicht einen echten Mehrwert nach der Selbstanalyse. Das Ganze muss nicht hochwissenschaftlich betrieben werden. Probieren Sie es aus. Es wird Ihnen am Ende Spaß machen.
Der Autor: Jochen Ball, Bad Homburg